Bir Şirkette Kurumsallaşma Araçları Neler olabilir?

Kuruluş aşamasında ve izleyen yıllarda, tüm işletme fonksiyonları, firma sahibi tarafından yerine getirilmekte ya da sıkı bir şekilde kontrol edilmektedir. Ancak, firma büyüdükçe ; yöneticiler fiziksel ve zihinsel olarak yetişememektedir. Ayrıca, klasik yöntem ve davranış şekilleri de  yetersiz kalmaktadır. 

Kurumsallaşma, işletmenin büyümeye başladığı noktada oluşmaya başlaması gereken bir olgudur.  Bu noktaya gelmemiş işletmelerin kurumsallaşma çabası göstermesi gerekmeyebilir. Çünkü kurumsallaşma, belirli bir bürokrasi ve iş yükünü beraberinde getirir. Büyük işletmelerde bu rahatsızlık oluşturmaz, aksine büyüklüğü korumak için gereklidir. Ancak küçük işletmeleri, bu bürokrasi ve iş yükü, yapılan esas işten daha fazla meşgul ederse işletmenin pratikliği azalır.

Kurumsallaşmamış firmalarda; 

      •       Firma sahipleri, tüm operasyonları sıkı kontrol etme eğilimindedir,

•        İnsan Kaynakları  yönetiminde uygulamalar kurallara bağlı değil, firma sahibine bağlıdır,

•        Süreç  ve çalışanların performans takip sistematiği yoktur, yöneticiler  bilgiyi kendilerine yakın olan çalışanlardan alırlar,

•        Yetki ve sorumluluklar belli değildir,

•        Birimlerin iş akışları net değildir.

Peki Kurumsallaşmak Nedir?

Bir işletmenin, faaliyetlerini; kişilerin varlığına bağımlı olmadan, sürdürebilmesini ve geliştirilebilmesini sağlayan bir yapı oluşturmasıdır. 

Bu yapının oluşturulabilmesi için;

•        Tüm kilit noktalarda aile bireylerinin bulunması yerine, özellikle uzmanlık isteyen birimlerde profesyonellerin çalıştırılması için yetki devri gerekebilir,

•        Günün koşullarına, pazar ve müşteri trendlerine  göre ‘Durumsal Yönetim’ anlayışından, ‘Planlı Yönetim’ anlayışına geçmek doğru olur,

•        Amaçlara uygun bir örgütsel yapının oluşturulması çok önemlidir,

•        Yetki ve sorumlulukların belirlenmesi gerekir,

•        Şirkette vizyon, misyon, kurum değerleri tanımlanmış ve çalışanlar tarafından biliniyor olmalıdır,

•        Yapılması gereken işler, süreçler tanımlanmış, standart hale getirilmiş olmalıdır,

kaynak

Kurumsallaşma ile hedeflediğimiz;

•        Tek adam yönetiminden uzak, sistematik olarak işleyen bir örgüt yapısı,

•        Uzun vadeli planları, verilere dayalı takip sistemleri olan, profesyonelce yönetilen bir işletme,

•        Tüm uygulama ve süreçlerin standart olduğu bir firmadır.

Ancak böyle bir yapıda , işletmenin sahip olduğu büyüme potansiyelinin açığa çıkarılması, işletmelerin gelişmesi, sürekliliğinin ve nesillere devrinin sağlanabilmesi mümkündür. Bu, işletmenin önemli noktalarında insanın olmayacağı anlamını taşımaz, yöneticilerin  olmadığı  anlarda aksama yaşanmadan  sürdürülmesi  anlamına gelir.

Bir değişimin gerçekleşebilmesi için yönetimin bakış açısı ve yaklaşımı çok önemlidir. Kurumsallaşma kavramına işten kalan zamanda, ilgilenilecek bir ek görev olarak bakılmamalıdır. Kurumsallaşma bir değişim sürecidir ve başında mutlaka tepe yönetici olmalıdır.

Kurumsallaşma için Araçlar

Kurumsallaşma bir süreç olarak ele alınmalı ve bu sürecin adımlarının planlanması ve dikkatle takip edilerek uygulaması gerekir.  Bunun için,  bir eylem planı  belirlenmelidir.  Süreç sorumlusuna üst yönetimin vereceği destek çok önemlidir. Kurumsallaşma adına yapabileceğimiz çalışmalar;

•        ISO 9000, ISO 14000, OHSAS, ISO 10002 vb belgelerin istediği yapıları kurmak görev tanımlarını ve süreç işleyişlerini standart hale getirmeye yarar. Belge ilk amaç olmamak kaydıyla, doğru kurulan ISO 9001 kurumsallaşmanın ilk adımıdır.

•        Elemanların sürekli eğitim alması ve ekip çalışmalarında yer alması sistemin benimsenmesini sağlar, kalite ve müşteri bilinci oluşmasına yardımcı olur.

•        Aile Anayasası hazırlamak ailenin kurumsallaşmasını sağlar,

•        ‘Süreç Yönetimi’ uygulamak, kritik süreçlerin belirlenerek  iyileştirilmesi ve standart hale getirilmesi, hataları ve müşteri şikayetlerini azaltacak, terminleri kısaltacaktır.

•        Kısa ve Uzun Dönem Planlı Yönetim (Stratejik Planlama), firmanın vizyonuna , hedeflerine ulaşmasına yardımcı olacaktır.

•        İnsan Kaynakları uygulamalarına ( performans değerlendirme, ödüllendirme, ekip çalışmaları vb) önem vermek ve kaynak ayırmak, katılımcılığı, motivasyonu ve firmaya bağlılığı, ekip ruhunu  sağlayacaktır.

•        EFQM Mükemmellik Modeli’nin temel alınması ve bu yönde yapılanmak için çaba göstermek daha kapsamlı bir çalışma gerektirmekle birlikte,  mükemmel bir şirket olma yolunda kalite yolculuğuna çıkmanız için  doğru bir yöntem olarak önerilebilir. (Bir başka yazımda EFQM Mükemmellik Modeli’ni anlatacağım.)

Birazda ‘Kobice’ Konuşalım mı?

Bundan 3-4 yıl önce televizyonda Kobiler ile ilgili bir program izliyordum. Bir Kobi Derneği başkanı, birkaç kobi sahibi ve bir danışman firma yetkilisi konuşuyorlar. Danışman   ‘6 sigma’dan bahsediyor. Firmalar için bu uygulamanın yararlarını anlatıyor. ‘Nedir bu 6 sigma?’ dedi birisi. Anlatmaya başladı danışman, ancak o kadar anlaşılmaz bir biçimde izah ediyorki, ben bile takipte zorlanıyorum. Ben bile diyorum, çünki ben ‘Toplam Kalite’ konusunda eğitimler veriyorum ve  danışmanlık yapıyorum. 6 sigma ‘da Toplam Kaitenin bir aracı.

Herkes sonuna kadar dinledi, sonun da Kobi Derneği başkanı ile danışman arasında şöyle bir konuşma geçti;

Kobi Dernek Bş;

-        Biz anlamıyalım diye mi bu kadar karışık anlattınız ?

Danışman;

-        Yok efendim, konuyu açmaya çalıştım.

Kobi Denek Bş;

-        Şunu birde ‘kobice’ anlatta anlayalım, dedi.

 ‘Kobice’ den kastedilen, bir şeyin daha anlaşılır ve basit şekilde anlatımı idi sanırım. Bu konuşmalara çok güldüm. O günden sonra kelime hazneme birde ‘kobice’ kelimesi eklenmiş oldu. Artık kobice konuşup, anlaşabiliyorum.

kaynak

Daha sonra Kobi’lerin ve büyük şirketlerin farklarını düşündüm;

• Kurumsal olmamaları; Günümüzde artık kobilerde kurumsallaşmak için çaba sarfetmekte.

• Şirketi aile gibi düşünüp, davranmak; Çoğu kobi patronları,  şirketi aileleri gibi düşünerek her tür kararı iyice araştırmadan alabiliyorlar.

• Liderlik eksiği ; Kobiler, gemi yerine küçük hücumbotlar gibi, bölümler ayrı ayrı hareket ediyorlar. Birikimli olmak ve bakış açısı geliştirmede eksiklikler var. Uzun vadeli planlar yerine günlük, haftalık planlarla hareket ediyorlar.

• Kibirlilik, Çoğu  Kobi lideri kendini olduğundan fazla beğeniyor. Büyük şirket tepe yöneticilerinde bu kibri görmüyorsunuz.Oysa kendinizi ne küçümsemeli nede büyük görmelisiniz.

• Sloganlar fikirlerin yerini almış;, Küçük güzeldir, burası kobi vb. sloganlarla hareket ediliyor.

• Teşviklere aşırı bel bağlamak;  Çoğu sorunu devletin çözmesini bekliyorlar,

• Gözetim, denetim eksiği, Elemanların, zayıf yada çok sıkı kontrolü var.Sıkı kontrol, 'kontrol mekanizmalarının' bilinmemesinden kaynaklanıyor. Sistem yetersiz olduğu için, çalışanları küstürmek istemeyen yöneticilerde hiç kontrol etmiyor.

• Odaklanma eksiği ; Kobi patronları, belli bir işte uzmanlaşmak yerine farklı işleri bir arada götürmeye çalışıyorlar,buda çalışanı buraya önem vermiyorlar diye demotive ediyor.

• Etkin koordinasyon eksiği; Teknolojiye çok paralar harcayan kobiler, 'İnsan Kaynakları' konusunda cimriler. Oysa farkı yaratan insandır, parası olan herkes teknolojiye sahip olabilir. Çalışanını geliştirmek, kuruma bağlılığı arttırır, doğru kararlar alınmasını sağlar, sizi müşteri gözünde farklı kılar.

Bana biraz kızdığınızı duyar gibiyim, tabi tüm kobiler böyledir demiyorum. Bir kobinin başarısı, büyük şirketlerle farklılıklarını azaltması ile doğru orantılı olacaktır.

Sizlerden yazılarımla ilgili geribildirim alamıyorum.  Hangi konularda bana hak veriyorsunuz? Fikirlerinizi paylaşırsanız çok sevinirim.