Bir günde motivasyon mümkünmü?

Yazıma bir anımı anlatarak başlamak istiyorum.  2000’li yılların başlarında kızım elektronik mühendisliğinde okurken, sektörün en büyük  firmalarından birisinde staj yaptı.  Stajerleri ilk gün toplamışlar, bir oda göstermişler.  ‘Sakın gürültü yapmayın,  ortalıkta dolaşmayın, serviste de en arkada oturun, telefonlarınızın sesini de  kısın’ demişler. Staj boyunca  her gün şikayet etti; Bir sürü siyah elbiseli, ciddi erkek ortada dolaşıyor, gülmek bile yasak  diyordu. Mezun olunca böyle bir şirkette asla çalışamam, çok sıkıcı dedikçe, mezun olunca biz sana nerden iş bulacağız diye kara kara düşünüyordum.

Ertesi yıl yine sektörde tanınmış yabancı bir şirkette staj yaptı. İlk gün stajerleri toplamışlar;  ‘Sizde bu kurumun  birer üyesisiniz’ diye yakalarına birer şirket  rozeti takmışlar .Voleybol yada basket oynayanların takımlara katılabileceklerini söylemişler. Bir müzik aleti çalanlarında enstrümanlarını  getirebileceklerini, öğle aralarında çalabileceklerini söylemişler. Kızım eve koşa koşa geldi ve işte bu şirkette çalışabilirim, harika bir işyeri dedi.

O zaman anladım ki  bir staj döneminde bile insanları motive etmek yada demotive etmek mümkün olabiliyormuş.  Bu iki şirketin stajerlere davranış farklılıklarının başında; onları kurumun bir parçası hissettirmeye çalışmak yada onları kendilerinden ayırmak  geliyor. Tabi bu, şirkette çalışanlar için, yöneticiler ve diğerleri, mavi ve beyaz yakalılar, pazarlama ve üretim bölümleri vb şeklinde bölünmeler , kayırılmalar anlamına gelir. Her tür ayırımın çalışanları demotive ettiğini düşünüyorum.  Müdürlerin yemeğinin farklı olması, ayrı oda yada masada yemek yemeleri dahi motivasyonu düşürür.  Aslında aynı masada yemek yemek,  çalışanların düşüncelerini öğrenmenin en kolay yoludur. Çünki çalışma masanızın karşısında ayakta duran bir çalışanın anlatamayacağı şeyleri eşit şartlarda yemek yerken  dinleyebilirsiniz.

Aslında çok fazla ciddi bir iş yeri de çalışanların rahat davranmalarını ve yaratıcı olmalarını önler  ve demotive eder. Çalışanların önemsendiği, onlara güvendiğinizi hissedecekleri bir ortam yaratmalısınız.Tabi disiplinsizlikten sözetmiyorum.

Motivasyonu etkileyen diğer bir  davranış ise  stajerleri işe karıştırmamak. Tabi bu, şirkette yeni gelen yada deneyimsiz personele yada mavi yakalılara verilen  talimatlara uymalarını istemek ve inisiyatif kullandırtmamak dolayısıyla işin bir parçası olmalarına izin vermemek anlamına gelir. Çalışanlara eğitim vererek sorumluluk almalarına yardımcı olmalısınız.

Bunların yanı sıra stajerlerin özel yetenekleriyle ilgilenmek, onların  takımlara katılmalarını istemek yada çaldıkları bir müziği toplu olarak dinlemek  ekip ruhu yaratmak konusunda yardımcı olmuştur. Sosyal faaliyetlere önem vermek insanları birbirlerine yaklaştıracak, kişilerin iletişimini ve motivasyonu arttıracaktır.

kaynak

Herkes başarılarının takdir edilmesinden hoşlanır. Çalışanlar genellikle, işyeri koşulları gerektirdiği zaman fazla çalışmaya karşı değillerdir. Fakat bu fazladan emek fark edilmez  ise, bunu tekrar yapmak istemezler. Ancak bazen sadece bir teşekkür bile, onları motive edecektir.

Yönetici olarak çalışanları sık sık takdir etmelisiniz. Takdir ve ödüllendirme ne zaman uygulamalıdır?

·        5, 10 yada 20 yıldır o işyerinde çalışıyor olmak,

·        Emeklilik,

·        Belli bir süre iş kazası yapmadan çalışmak,

·        6 ay yada 1 yıl devamsızlık yapmamak,

·        Üretkenlik'de artış,

·        Müşteri memnuniyetinde artış sağlamak,

·        Özel bir projenin başarılı olması,

·        Ayın çalışanı seçilmesi.

Çalışanları takdir etmek için verilen tipik ödüller aşağıda verilmiştir;

·        Sertifika,

·        Plaket,

·        Saat,

·        Eşi ile bir akşam yemeği,

·        Para ,

·        Evrak çantası,

·        Bilgisayar,

·        Maç yada gösteri bileti,

·        Tatil için otel ücreti,

Verilen ödülün maddi değerinden çok bu ödülü herkesin ortasında ve teşekkür ederek vermek önemlidir.

Eğer bütçeniz kısıtlı ise aşağıdaki takdir etme yollarını da seçebilirsiniz;

·        Çalışanı takdir ettiğinizi belirten teşekkür yazısı,

·        İşyeri dergisinde yayınlama,

·        Yarım gün yada 1 gün izin,

·        Panoya ilgili bir yazı asmak,

·        Cuma akşam üstü bir toplantı ile, diğer çalışanlara duyurmak,

·        Herkesin ortasında övmek,

·        Küçük bir hatıra hediyesi.

İşyerlerinde farkı yaratanın insan olduğunu düşünürsek , çalışanlarımızı motive etmenin ne kadar önemli olduğunu anlayabiliriz. Ancak motive çalışanlarla katılımcılığı sağlamak ve çalışanların yaratıcılığının ortaya çıkarılması  mümkün olacaktır. Ayrıca doğru bir ‘performans değerlendirme’ ve ‘ödüllendirme’ sistemleri çalışanların yönetime ve işyerine güvenini arttıracaktır. 

Sizler motivasyon için neler yapıyorsunuz?

Doğru Hedefler Koyabilmek

Danışmanlık yaptığım yerlerde şirket hedefleri ile ilgili bir şey dikkatimi çekiyor. %5 sihirli bir rakam sanki, hedefler hep bu %5 ile veriliyor.

• Firelerin %5 düşürülmesi,
• A makinasının ayar süresini %5 azaltmak,
• Müşteri memnuniyetini %5 arttırmak vb.

Sanırım % 2-3 az, % 7-8 ulaşılması zor görünüyor ve % 5’te karar kılınıyor.

Genellikle yönetici elemanlarını topluyor, ‘bakın yine yukardan ‘fireyi %5 küçültmek’ hedefi verildi. Dikkat edelim hedefi tutturalım’ diyor. Tabi orta kademe yöneticiler, kontrolü sıklaştırıyorlar ve operatörler üzerindeki baskıyı arttırıyorlar. Diyelim ki fireler %8 azaldı. Artık hedefi tutturmanın rahatlığı ile yöneticiler memnun dolaşıyor. Oysa bu sürdürülebilir bir durum değil, kontrolü azalttığınız zaman fire tekrar yükselecektir.

Aslında sorunda tam burada, neye göre % 5 yada 8, bu bilinmiyor ve bu rakam tahmini konuyor.

Japonya’da toplam kalite uygulamalarında, konulan  hedefi tutturamamak yanı sıra, hedefin üstüne çıkmakta hoş karşılanmıyor. Bunun anlamı ne yaptığınızı bilmiyorsunuz demek, yani hedefi planlayarak koymadınız demek. Bu nedenle önce bu hedefi gerçekleştirebilmek için bir eylem planı yapılıyor. Örneğin;

Orta kademe yöneticisi;

• Makineye bakım yaptırırsam %2 ,
• Elemanlarıma eğitim verirsem %1,
• Hammaddeyi değiştirirsem %3 fireler düşer diye tahmin yapılıp, bunlar toplanıyor.

Tabi müdürde, buna benzer planlar yapıyor. Belki de şu eylemi de yapsan,%1 daha fireyi azaltırsın diyor. Hedefin virgülden sonra 2. Basamağında saatlerce tartıştıkları rivayet ediliyor.

A makinesinde  (2+1+3=6) fire azaltma hedefi %6 konuluyor. Tabi bu %3, %2 gibi rakamlar daha önce çıkan firelerin nedenleri incelenerek tahmin ediliyor.

kaynak

Bir şirkette doğru hedef koymak ve başarıyı bunlara ulaşmakla ölçmek çok önemlidir. Doğru hedefleri koyamazsanız hedef koymanın bir anlamı olmaz. Bunun için;

• Gerçek hedef için daha önceki veri analizlerine ihtiyacınız var.
• Hedefi belirlemeden mutlaka  eylem planı yapmalısınız,
• Hedefi ast ve üst bir arada koymalıdır.
• Eylem planınızdaki kaynak ihtiyacınızı bütçeye koymalısınız. Bu nedenle hedefler bütçe hazırlama döneminden önce yapılmalıdır.

Hedeflerinizi nasıl koyuyorsunuz? Paylaşırsanız sevinirim.

Daha yapacak çok işimiz var…

2000’li yılların başında  (daha süreç yönetimi kavramı Türkiye’de yeni önem kazanmaya başlamıştı) Çorlu’da çok büyük bir şirketten eğitimime katıldılar ve benden ‘Süreç Yönetimi’ konusunda danışmanlık yapmamı istediler. Ben de, elektronik sektöründe, süreçlerle yönetim uygulamış, faaliyetlerini daha sonra küçültmüş bir şirketten emekli olmuş danışman bir arkadaşımı yanıma alarak genel müdürleri ile görüşmeye gittim.

Tüm yönetim kademesi toplandıktan sonra, arkadaşım yapacağımız çalışmayı anlatan bir sunum için ne kadar süresi olduğunu sordu. Gn. Md. esprili bir dille sabah yurtdışına çıkacağını, gömleklerini ütülemek için 1 saat önce kalkması gerektiğini, yani sabah dörde kadar vaktimiz olduğunu söyledi. Vakit çok diye olsa gerek arkadaşımda uzun uzun süreç yönetimi, iyileştirme gibi kavramları anlatmaya başladı.

Bir süre sonra dinleyen müdürler sıkılıp uyuklamaya başladılar. Zaten anlattıkları o kadar detaylı ve karışıktı ki,  ben bile anlamaz olmuştum. Hatta bir iki kere dirseğimle ‘kes artık’ anlamında işaretler yaptım. Sonunda bitirdi. Herkes bir oh çekti ve uyandılar. Müdürlerden birisi;

    -  Madem bu kadar güzel şeyler yaptınız da neden şirketinizi küçültüp, üretimi dahi fason yaptırıyorsunuz? Diye sormaz mı…

Tabi arkadaşım ne diyeceğini şaşırdı, yurt dışından merkezin kararı filan gibi bir şeyler geveledi. Bize teşekkür ettiler ve oradan ayrıldık. 
Sonradan keşke yalnız gitseydim diye düşündüm, aslında benim bu konuda bildiklerim yeterliymiş firma için.  Hatta arkadaşımın anlattığı karmaşık gelen bilgiler onları korkuttu, bunları uygulamak zor diye düşündüler.

Bu maceradan sonra kendime dersler çıkarttım;

    -    Müşterinin ne istediğini tam olarak anlamalısın, hem de en baştan itibaren. Anlamazsan yanlış ürün yada hizmet sunar, müşteriyi kaybedersin.

    -    Her şeyin en iyisi değil, yeteri kadar iyisi bize yeter. 'Yeteri kadar iyi’ kavramı kime bağlı; müşteriye. ‘Yeteri kadar iyi’yi yeteri kadar kaliteli anlamında kullanıyorum, kalitesiz değil.

    -    Bence, her iş için bu düşünce tarzı geçerli . Bir işin en güzelini yapmaya kalkan mükemmeliyetçilere lafım. Hem çok zaman harcıyorsunuz, hem de ‘yeteri kadar iyi’ ile ‘mükemmeli’ çoğu insan, müşteri ayıramıyor bile. Ben hep birlikte çalıştığım arkadaşlara ‘mükemmel iyiyi öldürür’  yapacak çok işimiz var, mükemmel için vakit kaybetmeyin, iş bitirici olun derdim. Tabi bazı özel işlerde geçerli değil bu söylediğim.En güzelini yapmamız gereken işlerde olabilir.
Danışmanlık yaptığım kobilerde çokta önemli olmayan konularda çalışanların en iyisini yapalım diye çok vakit kaybettiklerini görüyorum.  Bunun yerine biraraya gelip firmanın problemleri konusunda fikir yürütüp, kararlar alıp uygulasanız çok daha faydalı olur sanırım.

Bu acımasız rekabet koşullarında hepimizin daha yapacak çok işimiz olduğuna inanıyorum. Öyle değil mi?