Kurumsallaşmamış Şirketlerde Yönetim Araçları

Japonya’daki iyi şirketlerin yöneticileri zamanlarının %20 sini günlük işlerde , % 20 sini kriz ile mücadele etmekte harcarken, geri kalan % 60’ını sistematik sürekli iyileştirme için harcamaktadırlar. Tipik bir batı şirketinde yöneticiler zamanlarının % 40 günlük işlerle uğraşırken, geriye kalan %60’ında ise kriz çözmekle uğraşmaktadırlar. Pek çoğunuzun kriz çözmekten günlük işlere zaman kalmıyor dediğinizi duyar gibiyim.

Özellikle kobilere baktığımda yöneticilerin hiç vakti yok. Patronların çoğu yöneticiliği babasının yanında öğrenmiş ve doğal olarak yanlış davranışları taşıyor. Belki kuruluş yıllarında ve küçükken bu yönetim tarzı yetmiş olabilir. Ancak artık büyümek için vizyonunuza ulaşmak için stratejiler üretmek ve bunları hayata geçirmeniz gerekiyor. Oysa siz, çatışan, sorumluluk almak istemeyen motivasyonu düşük çalışanlar, müşteri şikayetleri, hatalı yapılan işlerle boğuşuyorsunuz.

İlk yapmanız gereken kurumsallaşmaya önem vermeniz. Kurumsallaşma, bir işletmenin, faaliyetlerini; kişilerin varlığına bağımlı olmadan, sürdürebilmesini ve geliştirebilmesini sağlayan bir yapı oluşturmasıdır. Daha önceki 'Bir Şirkette Kurumsallaşma Araçları Neler Olabilir' başlıklı yazımda kurumsallaşmanın yollarını anlatmıştım. Kurumsallaşmanın yanı sıra aşağıdaki yönetim araçlarının da size yardımcı olacağına inanıyorum.

 Stratejik Planlama : 
Şirketinizin durumu aşağıdakilerden hangisine uyuyor?

-        Birşeyler yapmaya çalışan az sayıda kahramanlar vardır. 

-        Herkes işlerini daha iyi yapmaya çalışmaktadır.

-        Tüm çalışanlar aynı yönü hedeflemektedir.

-         Herkes,  planlı olarak kuruluş hedefleri doğrultusunda,müşteri odaklı çalışmaktadır.

Tüm yöneticiler en sondaki durumu hayal ederler. Bunun için vizyonunuzu, bu vizyona ulaşmak için stratejilerinizi belirlemeli ve süreçler üzerinden yaygınlaştırmalısınız. Koyduğunuz stratejileri iş planları ile hayata geçirmelisiniz. ‘Kobilerde Stratejik Planlama Mümkün mü?’başlıklı yazımda bu konuya değinmiştim.

·        Toplantı Yönetimi ve Sistematiği:

Bir şirketin olmazsa olmazlarından bir tanesi toplantılardır., Benim gözlemlerim toplantı yapmayı kobiler bilmiyor. Gün içinde sürekli mesaj ve telefon trafiği devam ediyor. Yinede pek çok şey atlanıyor. Oysa kısa sabah toplantıları, gün içinde oluşacak pek çok sorunuzu cevaplamış olacaktır.İletişim sorunlarını azaltmak için toplantı sistematiğinizi planlamalısınız. Ne zaman hangi toplantıları rutin olarak yapayım, kimler katılmalı? Rutin toplantılar dışında ne zaman toplanmalıyız? Toplantı yönetimim nasıl olmalı? Hangi toplantıya kim başkanlık etmeli? Alınan kararları nasıl takip etmeliyim.  Bu konuyu daha sonraki yazımda detaylı olarak anlatacağım.

 ·        Adil bir performans değerlendirme sisteminiz olmalı.

Bazı yöneticiler,özellikle insan odaklı olanlar, elemanlarının beğenmedikleri ve geliştirmeleri gereken yönlerini açıkça söyleyememektedirler. Ancak problemlerin sonunda dolup, öfke patlaması yaşamaktadırlar. Performans Değerlendirme Sistemi bu konuda çok yararlı, çünkü 15-20 dakika elemanınızla teke tek bu konularda konuşmanızı şart koşuyor sistem. Bu şekilde elemanlarınızdan beklediğiniz yetkinlikleri  onlara anlatmalısınız. İş beklentileri ve sonuçları hakkında yönetici ve çalışan arasında iyi bir iletişim kurulduğu  zaman  geliştirilmiş yöntemler ve yeni fikirler için fırsatlar yaratılacak, şirketin hedef ve misyonu daha iyi anlaşılacaktır. Bu da, elemanların aynı hedefe yönlenmelerini sağlar ve verimliliği arttırır.  Ayrıca, ücret standartlarını saptamak ve ödüllendirmek daha kolay ve objektif olarak yapılacaktır. Terfi ve görev değişiklikleri için elimizde bir temel bilgi oluşacaktır. ‘Performans Değerlendirmenin Önemi Üzerine’ adlı yazıda bu konuyu işlemiştim.

 ·        Takdir Etme, Tanıma:

Kaliteyi yada verimliliği arttırmak gibi yararlı  işleri yapanları takdir etmelisiniz. Takdir, tanıma ve ödüllendirme sisteminiz olmalı. Yönetime güven duymalarını sağlarsanız,  Performans Değerlendirme ve Ödüllendirme sisteminiz olursa aşağıdaki sorunlar azalacaktır.

-        Sorumluluk almama,

-        İş bitirici olmama,

-        Çalışanlar arasında aşırı çatışmalar, gruplaşmalar,

-        Motivasyon eksikliği,

-        Verilen işlerin ortada kalması,

-      Ekip ruhunun sağlanamaması,

 ·        Ekip Çalışmaları:

İnsan kaynaklarından maksimum faydalanmak , üyelerin farklı yetenek ve özellikleri şirketin yararına kullanılmasını istiyorsanız ekip çalışmalarına önem verin. Böylece ,Sinerjik etki nedeni ile, bireysel sonuçlardan çok daha mükemmeline erişilecektir.
Şirketinizde bir  problem çözme  kaynağı oluşturmak için  Kalite Çemberleri inanılmaz mucizeler yaratacaktır. Bir Firmada Ekip Çalışmalarının Önemi Üzerine’ ve ’ ‘Problemleri çözerken motivasyonu arttıran bir yönetim aracı ister misiniz?’ başlıklı yazılarımda ekip çalışmalarını daha detaylı anlatmıştım.. Özellikle tekstil, matbaa  gibi siparişe göre yada emek yoğun çalışıyorsanız.

·        İç Müşteri Kavramının Yerleştirilmesi:

Çalışanların hizmet, yarı mamül gönderdikleri  bölümleri müşterileri gibi görüp onların beklentilerini tam anlamalarını istiyorsanız ‘iç müşteri’ kavramını yerleştirin. Bu konuyu daha sonra bir yazımda ele alacağım.
Yukarda bahsettiğim yönetim araçlarının bir Kobi’de uygulanması hiçte zor değildir. Güçlü bir şirket olmak istiyorsanız bunlardan yararlanmalısınız.

Sizler başka hangi araçlardan yararlanıyorsunuz? Bana yazarsanız onlarıda bu listeye ilave ederiz.