Performans Değerlendirmenin Önemi Üzerine

İnsan Kaynaklarının bazı uygulamalarının, çoğumuza “göstermelik” gibi geldiğini biliyorum. Doğrusunu isterseniz yöneticilik yaptığım yıllarda, ben de öyle düşünürdüm. Hatta yine bir şey çıkardılar bizi oyalayacak derdim. Ancak ‘Toplam Kalite’ çalışmalarına başladıktan sonra bu çalışmaların önemini kavrayabildim. En çokta danışmanlık yaparken özellikle ‘Performans Değerlendirme Sistemi’ (PDS)’nin ne kadar yararlı olduğunu gördüm.

Çalışma hayatında en büyük stresi ‘yöneticim beni beğeniyor mu?’ endişesi yaratmaktaymış. Eğer bir kişi yılbaşında beklediğinden çok zam almışsa yada yurtdışı seyahate yollamışlarsa ‘yaşasın beni takdir ediyorlar’ diye düşünüyor. Oysa neden böyle dolaylı yollardan verelim bu sorunun cevabını?

Bazı yöneticiler,özellikle insan odaklı olanlar, elemanlarının beğenmedikleri ve geliştirmeleri gereken yönlerini açıkça söyleyememektedirler. Ancak problemlerin sonunda dolup, öfke patlaması yaşamaktadırlar. PDS sistemi bunun içinde çok yararlı, çünkü 15-20 dakika elemanınızla teke tek bu konularda konuşmanızı şart koşuyor sistem.

PDS’nin hem çalışana, hem yöneticiye hem şirkete yararları var.

Çalışanlara yararları:

·        Yöneticisinin, kendi performansı hakkındaki düşüncesini öğrenir ve "fark edilme, tanınma"    

         ihtiyacı   karşılanır.

·        Performansları konusunda sorumluluk almaları yönünde çalışanları teşvik eder.

·        Kendilerinden bekleneni tam olarak bilmelerini sağlayarak, eksik yönlerde kendilerini 

         geliştirmelerine olanak sağlar.

·        Çalışanlar, performanslarındaki düşüklüğün sebeplerini yöneticisine anlatma fırsatı bulurlar ve 

         geliştirme yollarını birlikte ararlar. Eğitim ihtiyaçlarını tanımlanmış olur.

·        Adaletli bir sistemde performansları değerlendirilmiş olur.

Yöneticilere yararları:

·       

         Elemanları ile iletişimlerini güçlendirir.

·        Yüksek performanslı çalışanları tespit etmelerini sağlar.

·        Düşük performanslı çalışanlar ve eksik yeterliliklerini tespit etmelerini sağlar. Bunların

         güçlendirilmesi için yöntemler tanımlanmasına olanak sağlar, yöneticinin  kişiyi gerçekten 

         anlamasını sağlar.

·        Yöneticiler, iş yoğunluğundan yada kişilik özellikleri yüzünden elemanlarına  söyleyemedikleri 

         performansları hakkında geri bildirimlerini yaparlar.

·        Yöneticilerin kendi performanslarını değerlendirmelerine yardımcı olur.

 Şirkete olan yararları:

·        Şirkette güven duygusu artar.

·        Elemanların hakkaniyetli bir şekilde değerlendirilmesine olanak tanır.

·        Herkese o şirket için gerekli performans kriterlerini bildirmeye yardımcı olur.

·        Güçlü ve sağlıklı ilişkilerin kurulmasına yardımcı olur.

·        Çalışanların performans artışları verimliliğini artırır.

·        Terfi, ücret artışı vb kararlar için bir alt yapı oluşturur.

·        Eğitim ve gelişim ihtiyaçlarının saptanmasını sağlar. 

kaynak

PDS’ nin uygulanmasında ve yerleştirilmesinde genel olarak aşağıdaki yol izlenir:

·        Performans Değerlendirme Kriterlerinin Belirlenmesi: 

PDS sistemini kurarken önce kriterleri (gerekli yeterlilikleri) belirlemelisiniz. Değerlendirme kriterleri, çalışanların neye göre değerlendirileceğini ve çalışanlardan ne beklendiğini ifade ederler. Burada şirket hedefleri ve o sektörde çalışanlarda olması gereken yeterlilikler düşünülür, özellikle eksik görülen özellikler. Örneğin Arge-de’ yaratıcı olmak, müşteriye göre çalışıyorsanız,‘iş bitirici’ olmak ve ‘bilgilerin paylaşımı’ önem kazanır. Yöneticilere ‘liderlik’, ‘kaynakların planlaması’ vb ilave yeterlilikler tanımlanmalıdır.

·        Puanlama Sistematiği ve PDS Formu Belirlenmelidir:

Her kriter için genellikle 1 den 4 yada 5’e kadar değerlendirme yapacaksanız, bunların anlamını tanımlamalısınız.

Örneğin;

‘Sürekli Öğrenme ve Gelişim’ bir yeterlilik olarak seçilmişse;

Tanım: Yeni fikir ve uygulamaları takip ederek, kendisini ve işini geliştirmek.

1: Yeni fikirleri uygulamaları araştırıp geliştirmede zorluk çeker, kendisinin ve işinin gelişimi için sorumluluk üstlenmez.

2: Yeni fikirleri uygulamaları araştırır ve paylaşır.  Yeni fikirler geliştirmek ve uygulamakta sıkıntı çeker

3: Yeni fikir ve  uygulamaları araştırır,  paylaşır, geliştirir ve uygular.İşin gerektirdiği yeterlilikler açısından kendini değerlendirir ve eksik yönlerini geliştirir

4: Şirketin değişim çabalarına aktif olarak katılır ve diğerlerine destek olur. İş performansını arttırmak için çarpıcı öneriler geliştirir ve yeni uygulamaların devreye alınmasında aktif rol oynar.

·         

         Sistemin Çalışanlara Tanıtılması:

Çalışanlara uygulanmakta olan performans değerlendirme yönteminin faydalarının onlara çok iyi anlatılması ve bu şekilde tüm çalışanların sistemi kabullenmelerinin sağlanması gereklidir.

·        Önce Çalışanlar kendilerini değerlendirir, sonra yöneticiler değerlendirmelerini yapar.

Çalışanlar, kendilerini değerlendirirken, kendilerine bir ayna tutmaları sağlanmış olur. Aynı form üzerinde yöneticilerde değerlendirmelerini yapmalıdırlar. Bu arada düşük buldukları performanslar için, daha önceden somut olarak gördüklerini not ederek hazırlamaları gerekir.

·        PDS Görüşmeleri:

Yönetici ve çalışanlar en az 15 dakika baş başa görüşerek , performans kriterleri üzerinden geçerler ve farklı puan verdikleri kriterleri tartışarak uzlaşmaya çalışırlar. Uzlaşamama durumunda bir üst yönetici karar verir.

·        Kurulan Sistemin İzlenmesi:

Performans değerlendirme sistemi kurulduktan sonra, sistemin işleyişine ilişkin izlenmelidir. Gerekirse düzeltmeler yapılmalıdır.

İş beklentileri ve sonuçları hakkında yönetici ve çalışan arasında iyi bir iletişim kurulduğu zaman, geliştirilmiş yöntemler ve yeni fikirler için fırsatlar yaratılacak, şirketin hedef ve misyonu daha iyi anlaşılacaktır. Buda elemanların aynı hedefe yönlenmelerini sağlar ve verimliliği arttırır.

Ayrıca, ücret standartlarını saptamak ve ödüllendirmek daha kolay ve objektif olarak yapılacaktır. Terfi ve görev değişiklikleri için elimizde bir temel bilgi oluşacaktır.

Sizler performans değerlendirme konusunda neler yapıyorsunuz ve ne düşünüyorsunuz?